Gör hemläxan innan ni byter affärssystem

Det finns många system att välja bland. Och det är svårt att i förväg bilda sig en uppfattning om hur ett system kommer att fungera. Därför vill vi rekommendera er att välja ett system från en leverantör som känner den bransch ni arbetar i. Fördelen det ger är att det finns förståelse för just era frågeställningar, och att utvecklingen av systemet sker för delar som just er bransch har stor nytta av. Till sist vill vi rekommendera att välja ett system med en modern plattform som gör det är enklare att rekrytera personal.

Det kanske var ett tag sedan ni bytte affärssystem och nu börjar det märkas. Innan ni går ut och söker efter en leverantör och ett system är det klokt att först gå igenom den egna verksamheten. Ordning och reda skapar bra förutsättningar för att projektet med att införa ett nytt affärssystem ska lyckas.

Många företag bytte affärssystem i samband med millennieskiftet på grund av de problem som då förutspåddes med de gamla systemen. Nu börjar det blir hög tid igen, kanske har projektet fått vänta ett par år på grund av lågkonjunkturen och därför börjar det bli bråttom. "Kostymen" kanske redan är urvuxen eller i värsta fall finns inte längre någon support att få eftersom systemet är föråldrat.

Det kan då vara lätt att ta till en snabb lösning på problemet genom att ge sig ut på marknaden och söka efter en leverantör och ett nytt system. Det bästa är dock att inleda processen internt och se till att skapa ordning och reda i verksamheten innan själva sökandet efter det nya affärssystemet börjar.

Det kanske allra viktigaste är att se över företagets vision, mål och strategi. Vart är företaget på väg och var kommer det att befinna sig om fem år? Vad har styrelsen för förväntningar? Väntar en stor expansion, nyanställningar, ett utökat kontorsnät eller ett breddat tjänsteutbud?

Allt detta är viktig input i en behovsanalys. Arbeta igenom organisationen, alla processer och rutiner, så blir det också lättare att välja rätt lösning. Det måste finnas möjlighet att växa med det nya affärssystemet och att få den support som krävs, på de platser där företaget är verksamt.

Sannolikt är det en hel del företag som nu ligger i startgroparna och som börjat se sig om efter ett nytt system. Då är det en fördel att vara ute i tid och därmed säkra en bra leverans och kanske även få bättre villkor. När en marknad blir överhettad, och det finns en risk för det om många företag måste byta system samtidigt, blir kvaliteten sämre, utbildning och support kan dröja och projektet kan haverera på grund av att tidplanen inte håller.
Så om behovet finns, vänta inte utan sätt igång och gör hemläxan. Det ökar oddsen för att projektet blir framgångsrikt.