Prisuppdatering av miljoner reservdelar med bara några knapptryck

(... lästid 2 min.)

Den här artikeln publicerades i Moderne Transport nr. 4 2023 – text och foto: Klaus Larsen.

Som Nordeuropas största Valtra-återförsäljare står Akershus Traktor AS i Norge inför en enorm utmaning: att hålla koll på prisutvecklingen på miljoner reservdelar på en marknad där priserna förändras konstant.

Runt 1,6 miljoner delar med egna artikelnummer är registrerade i systemet hos Akershus Traktor AS, som har 20 avdelningar i Norge och 20 återförsäljare. Deras egna avdelningar säljer årligen delar för cirka 200 miljoner kronor.

Kontroll är viktigt

Sedan 2017 har Akershus Traktor använt Dealer Management System DSM från JMA. Ett ERP-system är i sin grundform ett verktyg för att hålla koll på allt det administrativa i ett företag - däribland naturligtvis också lagret. Vilka varor har vi i lager - både internt i koncernen och hos leverantörerna, hur snabbt omsätter vi våra delar och vilka säljer vi flest av.

Och så finns det naturligtvis priserna. Särskilt prisstyrningen har varit helt avgörande de senaste åren efter speciellt coronapandemin, kriget i Ukraina och därefter energikrisen, som har gett upphov till att priserna har svängt vilt upp och ner. Företag riskerar att tjäna för lite - eller i värsta fall att sälja med förlust - om man inte får justerat priserna på reservdelar i tid. Och när man har ett stort varusortiment är man tvungen att ha koll på det. Så länge delarna har varunummer och leverantörerna skickar uppdateringar till systemet, blir de nya priserna uppdaterade i Akershus Traktors system på några minuter.

"Efter att vi fick det här på plats har vi ökat vinsten på delar med 2%. Det hade vi aldrig klarat om vi hade fortsatt att sälja till de gamla priserna. Förut justerade vi bara priserna en gång om året, nu gör vi det tre-fyra gånger årligen," berättar Sigurd Kvisla, som är reservdelschef hos Akershus Traktor.

Minskar inkurans

ERP-systemet "DSM" är byggt på Microsoft Dynamics 365 Business Central, men JMA har specialanpassat det till maskinåterförsäljare. JMA är ett danskt företag med en daglig ledare i Norge, Lars Søyland. Akershus Traktor är JMAs största kund i Norge.

Även om de flesta delar ligger på leverantörernas lager runt omkring i Europa och resten av världen, har Akershus Traktor mellan 60 000 och 70 000 olika delar på egna lager. Utöver att hålla koll på egna varor och att beställa från leverantörer använder Akershus Traktor också DSM-systemet för att kolla om de delar de saknar eventuellt ligger i lager hos en annan kollega i branschen. Denna funktion är mycket användbar för reservdelar som inte säljs så ofta.

"Med den funktionen har vi sparat 600 000 till 700 000 kronor på inkuranta varor. Helt enkelt genom att bli bättre på att utnyttja varandras inkuranta lager," säger Kvisla.

Allt blir bokfört

Han tillägger att DSM-systemet också ser till att man inte "tappar bort" delar i försäljningsprocessen. När säljarna säljer dyra varor som en traktor händer det ibland att de slänger med en reservdel eller två som en del av affären. Förut kunde de delarna bara tas ut ur lagret utan att bli registrerade, och då skulle man sitta och researcha efteråt för att ta reda på var de hade tagit vägen. Det händer inte mer.

"Nu kan man inte få ut delar utan att registrera dem i systemet - oavsett om de blir betalda till fullt pris eller är en del av en större affär. Men då har vi fortfarande full översikt över att de är en del av avtalet och är tagna ur lagret," säger reservdelschefen.

Han vill framhäva en sak till. Nya IT-system är inte alltid något folk jublar av glädje över, men DSM-lösningen, som de har använt i några år nu, har varit ganska rättfram att komma in i.

"Jag har gjort det här i 30 år nu, och tidigare skulle man vara IT-expert för att använda systemen. Om IT-chefen sa upp sig skulle man börja helt om från början! Det här systemet är gjort så att vi kan klara oss själva så långt som möjligt, och det är vettigt. Vi hade två kurser på fyra timmar vardera för utbildning. Jag har provat att sitta ett halvår för att lära mig nya system. Plus vi har allt vi behöver i ett system, eftersom det är gjort speciellt för vår bransch," berömmer Kvisla.

Specialgjord lösning

För JMAs Lars Søyland är det naturligtvis trevligt att höra. Han bekräftar att DSM - som ERP-lösningen heter - är specialutvecklad för företag som maskinåterförsäljare, som ska hålla koll på många delar.

Allt med serienummer kan man få fram historiken på. Till exempel en traktor - alla delar som har handlats och bytts på just den traktorn, alla försäljningspriser vid vidareförsäljning och annan historik som service och så vidare. Att lösningen är specialgjord för den typen av kunder gör det lättare att uppgradera, eftersom alla får samma uppgraderingar och nya funktioner. Søyland är säker på att kontroll är helt nödvändig om man ska driva ett företag ordentligt och med överskott, och han har lite att skryta om till sist:

"Alla våra kunder tjänar pengar, och jag hoppas att JMA bidrar till att hjälpa företagen att fatta rätt beslut," säger Søyland från JMA.