Flextek om ERP-implementering: ”Tid är en avgörande faktor”
När Flextek gick från ett skräddarsytt Navision-system till JMAs Dealer Service Management-lösning (DSM) visste de redan från början att resan skulle bli både lång och krävande.
Men hur undviker man de klassiska fallgroparna vid ett ERP-byte? För vd Lars Bjørn Pedersen är svaret lika enkelt som det är tydligt: tid. ”Det tar den tid det tar.”
– 1,5 år. Så lång tid tar det att införa ett nytt ERP-system, enligt honom. Och det var troligen den realistiska inställningen som hjälpte Flextek att undvika de fallgropar som många andra företag fastnar i.
Så undvek Flextek ERP-fallgroparna
Med realistiska förväntningar och ett starkt internt stöd lyckades Flextek styra förbi de vanligaste ERP-fällorna. Det står i kontrast till en artikel från december i den danska branschtidningen Metal Supply, med rubriken:
”Även de stora drabbas när ERP-system byts ut: Det kostar mer än man tror.”
Artikeln beskriver ERP-projekt som tidskrävande, kostsamma och fulla av frustration – en verklighet som Flextek inte alls känner igen.
”Jag log när jag läste artikeln i Metal Supply. Jag kunde inte alls relatera till det de beskriver.”
Till skillnad från många andra slapp Flextek både spräckt budget och behovet av extra resurser.
”Budskapet i artikeln var att det blir för dyrt. Men det är något man budgeterar för. Jag har bytt ERP-system i två andra företag. Vi lade en plan, lade på lite extra – och gick lite över, men höll oss ändå inom ramarna,” säger han.
Visste att det skulle kräva insats
Redan för 8,5 år sedan insåg Flextek att deras gamla system inte skulle klara framtidens krav. När Lars Bjørn Pedersen anställdes som CFO stod det till och med i jobbannonsen att företaget skulle byta ERP-system.
”De som inte har gjort det här tidigare underskattar hur lång tid det faktiskt tar innan allt fungerar. Till och med enkla uppgifter kan kännas svåra – ‘i det gamla systemet var det ju bara ett klick.’”
Han har själv sett vad som kan hända om nyckelpersoner inte får det stöd de behöver:
”I tidigare projekt har jag sett medarbetare som gått in i väggen. Det slår hårt mot både individen och företaget. Därför är det så viktigt att ta hand om kollegorna när allt förändras.”
Hela organisationen involverades
För att säkra förankringen internt deltog både service, försäljning och inköp i föranalysen tillsammans med JMA.
”Efter mötet satte vi oss ner och tittade varandra i ögonen: ‘Tror vi att det här kan fungera?’ Det viktigaste var att kollegorna kände delaktighet – och inte upplevde att beslutet fattades ovanför deras huvuden.”
Tydliga förbättringar efter fem månader
Efter fem månader med DSM såg Flextek tydliga resultat. De 20 teknikerna kunde registrera arbetstid och dokumentera direkt från mobilen – en klar förbättring jämfört med tidigare.
”Vi ser redan resultat med DSM Field Service Management. Tidigare var de tvungna att hämta datorn, logga in via VPN, öppna terminalen och starta Navision. Det gjordes ofta veckovis. Nu sker det dagligen.”
Även bilddokumentationen har blivit mycket enklare:
”Tidigare skickade vi bilder via mejl och loggade in i systemet. Nu dokumenterar vi direkt med mobilen.”
Ett framtidssäkrat val: Därför valde Flextek JMA
”Vi kom från ett Navision-system som var helt anpassat till oss. Men ingen ville längre integrera med det. Det var för gammalt, för specialiserat – och för dyrt att vidareutveckla själva.”
Valet av JMA och DSM handlade därför också om ekonomi och framtidssäkring. Flextek behövde ett system som ständigt utvecklas – där kostnaderna delas med andra i branschen.
”Det var väldigt attraktivt för oss. Vi slapp uppfinna hjulet på nytt – i det gamla systemet fick vi börja från noll varje gång.”
Flextek har även blicken riktad framåt:
”När vi ser tillbaka om två år tror vi att mycket av det vi har efterfrågat är på plats. DSM-lösningen utvecklas hela tiden.”
Strategiska val gav extra utmaningar
Flextek tog två strategiska beslut som gjorde projektet mer utmanande: De valde att skjuta upp starten – och ville gå live med den senaste versionen av DSM.
"Torsten Høst från JMA sa det rakt ut: ”Det kan vi göra, men då får ni inte de mest erfarna konsulterna – ni får dem som är tillgängliga.” Och som en av de första med den nya versionen fick vi såklart också ta del av barnsjukdomarna."
Trots en tuff start är han säker på att det var rätt beslut. Men det krävde både tid och kraft:
"Det har varit ett intensivt arbete. Vi har betalat med vår tid och jobbat kvällar och helger. Du kan inte bara ta in en extern resurs och tro att det ska fungera – du behöver folk som förstår verksamheten."
Framtiden ser ljus ut
Efter en utmanande uppstart är Flextek nu på väg in i en stabil och effektiv vardag.
"Det är en tröskel i början. Först är man lättad över att vara igång, sedan kommer frustrationen när allt brakar. Nu har vi nått en hanterbar nivå. Felen upprepas inte längre. Det är i vardagen svagheterna visar sig – inte i testsystemet."
Torsten från JMA har spelat en viktig roll i att hålla motivationen uppe och se till att projektet höll kursen.
"Torsten har varit pedagogisk och bra på att sätta ord på det när vi varit frustrerade: ”Ni är faktiskt på en bra plats – håll i.” Han har också hjälpt oss att prioritera. Hade vi infört CRM samtidigt, hade det misslyckats."
Även om det ibland känns som om allt var enklare förr, är Lars övertygad om att DSM-lösningen kommer ge samma trygghet som det gamla systemet – på sikt.
"Det går åt rätt håll och vi tar det steg för steg. Vi saknar vissa saker – några rättas till, några utvecklas, och vissa får vi bara vänja oss vid."
Inom 1,5 år ska hela verksamheten vara på plats i systemet:
"Under 2025 får vi också CRM – det har vi aldrig haft tidigare."
Men först: en välförtjänt andningspaus.
"Nu fungerar vardagen, och det kommer att bli bra. Det tar den tid det tar."
Fakta om DSM-implementeringen
Projektstart: september 2024
Flextek är: 9 månader in i projektet
Förväntad färdigställning: våren 2026
Tidigare system: skräddarsytt Navision-system
Bakgrund till bytet: Det gamla systemet var för specialiserat och dyrt att underhålla, med få möjligheter till integration. Med DSM får Flextek en framtidssäkrad branschlösning där utvecklingskostnaderna delas – och systemet kan växa i takt med verksamheten.
Om Flextek
Flextek är specialister på automatisering och maskinteknik för dansk industri. Som exklusiv återförsäljare av Okuma och andra ledande varumärken levererar företaget lösningar inom verktygsmaskiner, robotar och produktionsutrustning.
Med över 75 års erfarenhet och djup förståelse för tillverkningsindustrins utmaningar kombinerar Flextek avancerad teknik med hög kvalitet, pålitlig service och förmågan att tänka nytt kring hur produktionen kan optimeras.
Flextek erbjuder rådgivning, försäljning, installation och service – med fokus på effektiv drift och hög tillgänglighet. Med 20 servicetekniker täcker de hela Danmark och erbjuder snabb och pålitlig support till sina kunder.
Besök Flexteks webbplats (på danska)
