AI i maskinbranschen – vad kan man göra redan i dag och vad blir nästa steg?
Artificiell intelligens i maskinbranschen låter för många fortfarande som något som hör framtiden till. Självkörande maskiner, autonoma drönare och digitala tvillingar. Intressant, men samtidigt ganska långt från den dagliga verksamheten.
Men så är det inte längre. AI är redan en del av de system som används i den dagliga verksamheten. Inte som en framtidsvision, utan som funktionalitet som går att använda redan i dag. Frågan är därför inte längre om AI kommer till branschen, utan vem som är redo att börja använda tekniken.
Vad innebär AI i ERP?
AI i ERP innebär inte att man har ChatGPT öppet i ett separat fönster. Det innebär att AI blir en del av det dagliga arbetet. AI-agenter hjälper till med konkreta uppgifter direkt i det system som återförsäljaren använder varje dag.
Microsoft Dynamics 365 Business Central har Copilot som integrerad AI-assistent. Eftersom Aptean Equipment DMS bygger på Business Central kan AI bli en naturlig del av de system och arbetsflöden som maskinåterförsäljaren redan använder i sin vardag.
Läs mer om AI-agenter i Aptean Equipment DMS →
Tre områden där AI redan i dag kan användas i praktiken
1. Servicedokumentation med röstinmatning
En servicetekniker har precis avslutat flera timmars arbete hos en kund. Teknikern har bytt reservdelar, gjort justeringar och åtgärdat ett fel. Allt måste dokumenteras. Hittills har det ofta slutat med svårlästa handskrivna anteckningar på en pappersblankett som så småningom hittar tillbaka till kontoret.
Med AI-stöd i ERP-systemet kan det göras på ett helt annat sätt. Teknikern berättar kort via sin surfplatta eller smartphone vad som har gjorts. En AI-modul omvandlar informationen till en strukturerad och lättläst servicerapport, förbättrar formuleringarna och lägger till standardtexter. Det tar 30 sekunder i stället för tio minuters skrivarbete.
Resultatet sparas direkt i systemet. Inte som en fristående fritextanteckning, utan som en strukturerad servicerapport som kan användas för fakturering, maskinhistorik och framtida analyser.
2. Garantiärenden med AI-stöd
Ett AI-system med tillgång till tidigare garantiärenden inom samma segment kan göra processen betydligt snabbare. Systemet kan analysera liknande ärenden och bedöma vilka uppgifter som behövs för att skapa ett komplett garantiärende redan innan det skickas in. Det kan också uppskatta sannolikheten för att tillverkaren godkänner ärendet.
Det skapar en helt annan dialog med kunden. I stället för att säga: ”Vi har skickat in garantiärendet. Du får räkna med ett par veckors väntetid” kan återförsäljaren redan under samtalet ge kunden en välgrundad bedömning.
Det ger en bättre serviceupplevelse och kan hjälpa återförsäljaren att skilja sig från konkurrenterna.
3. Hitta rätt i systemet med hjälp av AI
ERP-system är komplexa. Det går inte att undvika helt eftersom vardagen hos en återförsäljare av lantbruksmaskiner också är komplex. Skatteregler, handel över landsgränser, gemensamt maskinägande och finansiering är bara några av de områden som systemet måste kunna hantera.
I praktiken kan de flesta medarbetare de funktioner de använder varje dag utan och innan. Men när det gäller uppgifter som utförs mer sällan eller särskilda situationer behöver de ofta leta sig fram genom menyerna. Eller ringa supporten.
Med en integrerad AI-assistent blir det enklare. Medarbetaren kan till exempel skriva: ”Visa mig alla offerter från mars på över 100 000 euro” och få fram listan direkt. Eller: ”Hur skapar jag ett nytt serviceavtal?” och få vägledning genom processen steg för steg direkt i systemet.
Det låter kanske lite som science fiction, men den typen av AI-funktionalitet finns redan i Microsoft Dynamics 365 Business Central. Tekniken finns alltså tillgänglig i dag.
Nästa steg: Agentbaserade arbetsflöden
Ett begrepp som dyker upp allt oftare i ERP-världen är ”agentbaserade arbetsflöden”. Men vad innebär det egentligen?
AI-agenter är mer än assistenter som svarar på frågor. De kan själva utföra delar av en process utan att en medarbetare behöver starta varje enskilt steg.
En förfrågan om att hyra en maskin kommer till exempel in via e-post. Agenten läser meddelandet, kontrollerar om maskinen är tillgänglig, skapar ett offertutkast och skickar det vidare till en medarbetare för godkännande. Inte vid ett senare tillfälle, utan direkt.
Det är viktigt att skilja på automatisering och att ersätta människor. Syftet är inte att ersätta medarbetare, utan att automatisera uppgifter som i dag är repetitiva och särskilt utsatta för fel. Då kan medarbetarna i stället lägga sin tid på uppgifter som kräver erfarenhet, kundkontakt och fackmässiga bedömningar.
Grunden för allt: Datakvalitet
AI kan bara leverera användbara resultat om den har bra data att arbeta med. En AI-lösning som analyserar historiska garantiärenden behöver fullständiga och konsekvent registrerade data. En lösning som genererar servicerapporter utifrån maskinhistoriken kräver att historiken är komplett och uppdaterad.
Det är en av de viktigaste anledningarna till att datarensning inför en ERP-migrering inte bör ses som ett valfritt steg. Om ofullständiga och inkonsekventa data följer med till det nya systemet begränsar det samtidigt möjligheterna att dra nytta av de AI-funktioner som kan vara standard om några år.
Utvecklingen går snabbt
Det som inte är möjligt i dag kan vara tillgängligt om tre månader. Det är ingen överdrift. Så snabbt går utvecklingen inom AI just nu. Den som följer området kan månad för månad se hur gränserna för vad tekniken klarar av flyttas fram.
För återförsäljare innebär det att det inte är särskilt meningsfullt att vänta på den perfekta AI-lösningen innan ERP-systemet moderniseras. Ordningen bör vara den omvända: Börja med att skapa rätt förutsättningar genom rena data, integrerade processer och en molnbaserad plattform. Ta sedan AI-funktionerna i bruk i takt med att de blir tillgängliga.
Det kan ske genom löpande releaser utan separata uppgraderingsprojekt och som en naturlig del av plattformens fortsatta utveckling.
Slutsats: De som väntar riskerar att hamna på efterkälken
AI i maskinbranschen är inte en trend som kommer att försvinna. Tekniken förändrar förutsättningarna för konkurrensen i branschen.
De återförsäljare som redan nu skapar en bra datagrund och väljer rätt system kommer om två till tre år att kunna dra nytta av AI på sätt som mindre förberedda konkurrenter inte har samma möjligheter till.
Valet av en modern ERP-plattform handlar därför också om att lägga grunden för att kunna dra nytta av AI. Kanske inte fullt ut i dag, men i morgon.
