Skip to main content

Supporten och personkemin avgörande när Staffans Maskin AB valde affärssystem

 De har en omsättning på cirka 130 miljoner och sysselsätter 20 anställda vid sina anläggningar i Horred och Kungälv. Är du maskinintresserad så är ett besök i Horred ett måste då det är något utöver det vanliga.

Som ett ”Ullared för maskinintresserade har mer än en besökare sagt efteråt. Under våren 2020 hade de fått kontakt med JMA Maskindata AB och disktuterat att börja förbereda sig för ett byte till deras system DSM under hösten, men när Coronaviruset slog till i våras beslöt de sig för att tidigarelägga bytet.

 


 Jonas Johansson, ägare Staffans Maskin AB

-Vi trodde, att vi skulle få en lugnare period försäljningsmässigt och därmed kunna lägga mer tid på omställningen till DSM, men med facit i hand så blev våren lika intensiv som vanligt, berättar Jonas Johansson som är son till grundarna och försäljningsansvarig. 

Staffans Maskin AB hade tidigare arbetat i ett annat affärssystem, men parallellt använt sig väldigt mycket av papper och penna. Affärssystem hade de främst för att skapa snygga offertmallar, men med ökande krav från kunderna om att införa e-fakturor och pdf: er så blev det alltmer uppenbart att det gamla affärssystemet blev väldigt tungrott, och att de var tvungna att förnya sig.

-Vi fick kontakt med JMA Maskindata och deras DSM i början av 2020, och planen var att inleda övergången under hösten samma år, men när vi flyttade fram allt så gjorde vi det istället med extremt lite förberedelser. Vi skulle inventera i slutet på april och drog igång bytet i samband med det egentligen, allt som allt hade vi inte ens en månads förberedelser, minns Jonas Johansson när vi hälsar på dem i slutet på oktober.

Varför Staffans Maskin AB fastande för DSM från JMA Maskindata berodde på flera orsaker

-Att byta affärsystem är inget litet ingrepp, så givetvis måste det klaffa både på det personliga planet samt att innehållet och funktionerna i det nya systemet måste motsvara våra behov. Jag gillade direkt att DSM är Microsoftbaserat och att de har en stor utvecklingsorganisation i Danmark. Det gör delvis att det integrerar väl med andra program och det känns tryggt för framtiden att de satsar på utveckling. Är man van vid att arbeta i Officemiljö så känner man igen många moment, och det finns många gemensamma kommandon med Excel. På det mänskliga planet så kändes det också rätt. JMA har kunskap ifrån branschen vilket jag värdesätter, och minst lika viktigt är att de mötte oss på den nivån där vi var och pratade vårt språk. Vi hade jättebra ordning innan, men vi skötte allt på vårt sätt och det är ett stort språng att gå från att vara ganska så analoga till att implementera ett nytt affärssystem som berör både försäljning, reservdelar och ekonomi. Det kräver att man känner ett starkt förtroende för leverantören, och den känslan fick vi med JMA Maskindata, förklarar Jonas Johansson.

 
Andreas Johansson, ägare Staffans Maskin AB

Nu har det gått ungefär fem månader sedan omställningen påbörjades. Andreas Johansson som ansvarar för logistiken på Staffans Maskin och som även är son till Staffan och Laila lovordar supporten hos JMA Maskindata.

-Precis som Jonas nämnt så är de mjuka värdena viktiga. Jag har tidigare tänkt att affärsystem främst är till för stora företag med många anställda och flera filialer, men JMA har byggt en lösning runt våra behov som passar oss perfekt. Det är deras lyhördhet och support som varit viktiga under den här övergången och som gjort att det faktiskt har fungerat helt okej. Dessutom vill jag ge en extra eloge till Inger Johansson som är ekonomiansvarig samt Caroline Nilsson som är reservdelansvarig. De har fått bekänna färg under den här resan, men klarat det fantastiskt bra, säger Andreas Johansson.

Caroline Nilsson har arbetat på Staffans Maskin i 10 år, och sitter idag med huvudansvaret för reservdelshanteringen. Inte nog med att Staffans Maskin AB har en så bred produktportfölj, de har även en filial i Kungälv och en verkstad som behöver reservdelar löpande förutom allt som de skickar ut direkt till deras kunder. Hur har hennes arbete förändrats tack vare DSM?

-Tidigare skedde det mesta analogt, vilket alstrar enormt mycket papper, som blir till pärmar och ännu fler pärmar. Nu efter fem månaders arbete så ser jag vilka stora förbättringar som redan skett, men ännu mer hur bra det kommer att bli när vi införlivat det fullt ut. Vi har väldigt många artiklar att föra in i systemet, men när det väl är klart så kommer det underlätta otroligt mycket. Målsättningen är förutom full kontroll på vad som finns i Kungälv och vice versa att ta hjälp av lagersaldo så att det aldrig tar slut på någon reservdel, att verkstadspersonalen inte ska behöva springa här inne och leta efter delar samt inte minst att underlätta arbetet inför kommande inventeringar.

JMA Maskindata har varit både lyhörda och enkla att få tag i under omställningen

Även Caroline hyllar supporten från JMA Maskindata under omställningen. Hon tycker att de varit både lyhörda och enkla att få tag i, samt uppskattar att de mötte henne på hennes nivå. Oftast har hon pratat med samma person varje gång, men även de gånger det varit någon annan så har de varit proffsiga och enkla att ha att göra med vare sig det gällde rådgivning på telefon eller mer handgripliga insatser via teamviewer. 

Även försäljningsorganisationen hos Staffans Maskin har fått lära sig att arbeta på ett lite annorlunda sätt, och precis som övriga avdelningar så ser de en mängd fördelar med att ha tillgång till alla funktionerna i DSM.

-Om vi tittar på maskiner och redskap så är maskinmärkningen ett väldigt bra verktyg. Vi sätter en märkning med en kod på utrustningen, och här framgår allt från servicehistorik, kompatibilitet till pris och annan information. Vi har ganska så mycket utrustning här på vår anläggning i Horred, och om en kund varit ute och tittat på en speciell sak är det inte alltid så lätt att veta exakt vilken grej han pratar om. Nu kan ha ta ett foto på maskinmärkningen, och då får jag direkt fram all information och kan hjälpa kunden på bästa sätt. På sikt vill vi att alla reservdelar ska ha en streckkod som också ger all nödvändig information. Eftersom vi skannar alla inkommande leverantörsfakturor med document capture så kan vi via DSM söka på olika sökord och få fram all information om pris snabbt och smidigt utan att leta genom gamla fakturor, det spar enormt mycket tid, säger Jonas Johansson.

 

Inger Johansson, ägare Staffans Maskin AB

En annan avdelning som definitivt påverkat under övergången till DSM från JMA Maskindata är ekonomiavdelning. Här basar Inger Johansson som arbetat inte mindre än 28 år på Staffans Maskin AB. Tidigare arbetade hon i två olika system, men numera hanterar hon allt i DSM.

-Att byta affärssystem är som att byta nervsystemet i en varelse. Det var som ett steg ut i det okända och nästan en känsla av fritt fall att våga släppa kontrollen som jag kände i det gamla systemet. Nu är det inte längre fritt fall, utan mer som att studsa utför en trappa på rumpan, säger Inger Johansson halvt på skoj och halvt på allvar. Supporten har varit fantastiskt bra från JMA Maskindatas sida. Vi köpte till ett års extra support och det är inget som vi har ångrat. Bemötandet har varit proffsigt vem jag än har pratat med, säger Inger Johansson.  

-Titta på hyllan med pärmar bakom dig. Här kan du se på färgerna på omslaget hur mycket papper vi alstrade tidigare jämfört med idag. Självklart innebär det här att vi sparar massor av tid, och därmed också pengar. Jag blir duktigare och duktiga på systemet, men jag stöter fortfarande på nya moment där jag behöver be om hjälp när det kommer till sysslor som man kanske bara gör en eller ett par gånger om året, men då har vi deras support, och den är guld värd avslutar Inger Johansson.

 

 


Andra Nyheter

10 november 2020

Familjeföretaget Staffans Maskin AB startades 1978 av makarna Staffan och Laila Johansson och säljer samt servar maskiner och redskap till branscherna entreprenad, lantbruk samt skog.

29 april 2020

När Söderberg & Haak ville ha ett enhetligt affärssystem för alla sina dotterbolag, så stod valet mellan två olika leverantörer. De bestämde sig för att satsa på JMA Maskindata AB’s system DSM (Dealer Service Management).

29 mars 2019

Hur ska jordbrukarna finansiera sina maskiner och driva jordbruket i framtiden? Vill de köpa maskiner tillsammans, hyra maskiner på kort sikt eller föredrar de att äga egna maskiner?

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev