"Allting var klart på fyra veckor från första steget till att vi var fullt integrerade. Det gick att importera all nödvändig data från vårt tidigare affärssystem, och vi hade dessutom raderat all gammal information som inte längre behövdes innan övergången. Processen var snabb, smidig och smärtfri om jag ska beskriva den med tre ord": berättar Mona Peterson som är ekonomichef och platschef för Söderberg & Haak TC och Stockholm.
Söderberg & Haak TC fyra månader efter att ha bytt affärssystem till DSM
När Söderberg & Haak ville ha ett enhetligt affärssystem för alla sina dotterbolag, så stod valet mellan två olika leverantörer. De bestämde sig för att satsa på JMA Maskindata AB’s system DSM (Dealer Service Management). I november 2019 så genomförde Söderberg & Haak TC förändringen, och det var inte utan nervositet de släckte med det gamla ”nervsystemet” och ersatte det med DSM. När vi besöker dem drygt fyra månader senare för att höra hur de trivs med sitt nya affärssystem så visar det sig att det mesta av deras oro var tämligen obefogad.
-Allting var klart på fyra veckor från första steget till att vi var fullt integrerade. Det gick att importera all nödvändig data från vårt tidigare affärssystem, och vi hade dessutom raderat all gammal information som inte längre behövdes innan övergången. Processen var snabb, smidig och smärtfri om jag ska beskriva den med tre ord, berättar Mona Peterson som är ekonomichef och platschef för Söderberg & Haak TC och Stockholm.
Viktigt att förbereda sig inför bytet
Söderberg & Haak är Sveriges ledande privata aktör inom maskinhandel för lantbruk, industri och entreprenad. De marknadsför ledande varumärken som Komatsu, Bomag, Deutz-Fahr, Krone, Amazone, Dal-Bo och Geringhoff via filialer över stora delar av Sverige. Anläggningarna där Mona Peterson ansvarar för ekonomin är förutom den i Linköping som vi besöker även Stora Skedvi i Dalarna samt en liten del i Rosersberg i Stockholm. När det var dags för ett nytt affärssystem så kände de till DSM och visste att det var designat speciellt för maskinförsäljning och verkstad, men trots det nya systems kopplingar till deras bransch så tog de inget för givet i sina förberedelser.
-Det var viktigt att vara väl förberedd och ha rätt inställning, och det är ett bra tips inför alla former av förändring. Vi utsåg utöver detta ganska så snart två ”superusers”, vilket innebär personer som tar ett större systemansvar och ansvarar för att allt används på rätt sätt. Vi lät även dem sköta större delen av alla kontakter med JMA och det är en lösning som jag kan rekommendera. Vi ville ha ett övergripande system utan en mängd olika lokala lösningar och anpassningar. Med det sagt så har jag upplevt en stor lyhördhet och flexibilitet från leverantören inför de förändringar vi ändå velat ha genomförda, analyserar Mona Peterson övergången.
Vi kan arbeta snabbare och ändå hamna helt rätt
För Mona som främst arbetar med ekonomi har det nya affärssystemet inneburit många positiva förändringar. Fakturascanningen sker numera via Document Capture som är en extern modul som är integrerad i DSM. Det går avsevärt mycket snabbare än det tidigare systemet. Månadsbokslut, avstämningar och rapporteringar görs med hjälp av Jet Reports, som är ytterligare en extern modul kopplad till DSM. Jet Reports kan inte bara hämta alla nödvändiga siffror från DSM, utan det hjälper också till att säkerställa att allt finns med. Om man vill är det också ett bra hjälpmedel för vidare analyser av olika data till exempel efter ett bokslut.
-Med DSM kan vi säkerställa våra siffror på ett enklare och säkrare sätt, vilket är A och O för mig i min roll som ekonomichef. Systemet ställer på sätt och vis högre krav på användaren, men det ger i gengäld alltid korrekta siffror tillbaka. Man kan säga att allting börjar med en order, och därefter är det väldigt logiskt att arbeta i och man följer hela tiden en röd tråd. Det finns ett tydligt gränssnitt och en väldigt stabil grund, vilket också är en förutsättning för att kunna bygga det vidare och till exempel implementera att kunna gå hela vägen från offerthantering till fakturering. Riktigt där är vi inte ännu, men jag tror vi snart kan vara det, funderar Mona Peterson.
Vad tycker övriga delar av företaget om bytet till DSM?
Ett byte av ett affärssystem berör många delar av verksamheten på alla företag. Maskinhandeln är inget undantag där, även om man byter till ett system som skräddarsytts för just den branschens behov. Vi passade därför på att samla lite åsikter och intryck från såväl reservdelspersonalen som verkstaden och försäljningen. Här är vad de tyckte.
Björn ”Berra” Andersson, Verkmästare Söderberg & Haak TC
-Den delen av DSM som vi kommer mest i kontakt med kallas Reeft. Det är ett verktyg som går som en röd tråd genom allt vi gör egentligen. Det börjar med att jag lägger upp planering för mekanikerna, och de kan sedan hitta den i sina telefoner via en app. Förutom att det ger underlag för fakturering, så sparas all historik på det vi gör och läggs automatiskt till på maskinkortet för aktuell maskin. De stora fördelarna som jag ser det är att arbetstiden alltid blir rätt uppsatt och att det är smidigt att fördela jobb, dessutom kan mekanikerna lägga upp egna serviceordrar om det behövs till exempel när de är ute i fält och arbetar.
Stefan Sandstedt, Mekaniker på Söderberg och Haak TC
-Det som jag uppskattar med Reeft är flera saker. En bra sak är att alla ordrar kommer digitalt, och den digitala miljön gör det enkelt att starta och stoppa tiden på ett arbete när det behövs. En annan fördel är att det enkelt går att separera restid från vanlig arbetstid. Det som jag uppskattar allra mest är dock två ganska enkla funktioner där den första är att kundens kontaktuppgifter alltid följer med på arbetsordern, och den andra detaljen är att kameran på våra telefoner kan ta kort som laddas upp i systemet. Det är guld värt att enkelt kunna dokumentera alltifrån mätarställningar till utförda reparationer.
Olle Förare, Reservdelsansvarig Söderberg & Haak TC
-DSM sparar verkligen tid jämfört med vårt gamla system. Inventeringslistor är enkla att få fram, inleveranser är avsevärt mycket smidigare än tidigare. Systemet är väldigt logiskt och det följer en röd tråd där allting börjar med en order. Det jag uppskattar allra mest är att man bara behöver skriva in ett artikelnummer en gång. De som vet vad jag menar med det förstår!
