Skip to main content

Investering i nyt ERP-system

Jeannette Krogh
17 juni 2018

Det kräver en investering för att bättre hantera verksamheten, effektivare arbetsflöden och verktyg för mer lämpliga verksamheter - inte bara i pengar utan även i förändrade rutiner och på nya sätt att arbeta tillsammans.

De fördelar som ett nytt administrativt IT-system ger, har naturligtvis ett pris. Det faktum att systemet är ett unikt system som är speciellt utvecklat för industrin gör inte priset mindre, men avkastningen är större.

Varför vill vi ha ett nytt ERP-system?

Man bör alltid klargöra vad man vill uppnå genom att investera i ett IT-system - oavsett om det är företagets första IT-system eller om det ersätter en befintlig. Om du har kontroll över dina framgångskriterier har du därefter möjlighet att bedöma om det har varit värt investeringen. Man har något att hålla resultatet mot. Det är därför viktigt att överväga vad du vill uppnå med investeringen.

Exempel på framgångskriterier

  • Förenkla arbetsflöden
  • Öka faktureringsfrekvensen
  • Öka översikt över maskinlagring, transaktioner och reservdelslagring
  • Säkerställa bättre rapportering till ledningen
  • Fler moderna verktyg
  • Möjlighet till hemma arbetsplats
  • Öka integrationen till leverantörer / betalningstjänster mm
  • Det är viktigt att succeskriterier formuleras så operativt och konkret som möjligt så att man sedan lätt kan mäta huruvida målet har uppnåtts.

Vilka rutiner ska göras?

Motivation

Det är av stor betydelse för projektets framgång att alla involverade medarbetare är involverade i processen - helst från det att beslutet fattas. Det är medarbetarnas ägande och motivation som avgör om projektet är framgångsrikt. Ett nytt smart ERP-system är inte smart om det inte används.

Hur ser vi till att medarbetarna är positiva till förändringar i sina specifika rutiner? Vilka utmaningar kommer anställda att mötas och vilka orsaker kommer de eventuellt att motverka förändringarna?

Om till exempel vaktmästaren inte är motiverad för användningen av IT, kan det vara fördelaktigt att utse en annan från verkstaden för att vara en superanvändare för den avdelningen.

Byta

Det kan vara viktigt att prata med alla medarbetargrupper och ge dem möjlighet att uttrycka vad de vill uppnå med övergången till det nya IT-systemet, eller om de har särskilda omständigheter som bör beaktas. På så sätt kommer de att motiveras för att ta ägande av det arbete som ska genomföras.

För att inte skapa division i personalen är det viktigt att få alla inblandade på lika villkor så att alla har möjlighet att relatera till de mål som måste uppnås med det nya systemet.

Information

Tydlig ansvarsfördelning mellan projektledare, superanvändare och användare är viktigt. Det kan ha en motiverande effekt på de anställda om schemat över uppgifter och datum har granskats med varje sak i planen och de anställda måste informeras om hur långt de är på gång. Det är viktigt att fira de uppgifter som har lösts och vad som har gått bra. Tiden som spenderas på bra organisation, kommunikation och motivation - liksom noggranna möten med leverantören, är bra.

Hur ska förändringarna genomföras?

Det är viktigt att personalen är utbildad i användningen av det nya IT-systemet. I samband med leverantörens rekommenderade kursmängd ses det ofta att kundens beslutsfattare kommer att vara negativt motiverade för inköpet om en omfattande utbildning presenteras. Därför händer det ofta att utbildning underskattas och resultatet kan vara omotiverade användare, missnöjd ledning, berövade leverantörer, ineffektiv användning av systemet och dålig motivation. Avkastningen på investeringen kan vara för låg.

Det är självklart inte möjligt att de anställda lär sig allt om systemet när de tas i bruk. Du kommer ihåg maximalt 30% av det du har lärt dig. Bara när du har använt systemet under en tid, kan de flesta verkligen acceptera lärande.

Vi rekommenderar att du överväger följande delar av utbildningen:

  • Trialomvandling med testning av de viktigaste dagliga procedurerna
  • Grundkurs för alla anställda
  • Konsultstöd vid driftstart
  • Konsulthjälp vid första periodens slut
  • Efterföljande träning efter 3-6 månader
  • Kontinuerlig utbildning

 Accountant hjälp?

Det är en bra idé att etablera kontakt mellan revisor, revisor / ekonomichef och IT-leverantör tidigt i projektet. Det är viktigt att ett gott samarbete har ingåtts när man diskuterar förändringar i redovisning, rapportering, lager och avskrivningar. Detta kan bidra till att förhindra en lång period av olämpliga inlägg, vilket då blir tidskrävande att korrigera.

Vad kan maskinhandlaren förvänta sig av IT-leverantören?

Leverantören utser en projektledare, vem

  • förberedar projektplanen
  • hanterar planer och avviksrapporter
  • informerar maskinhandlaren om processen
  • skickar räkningar löpande
  • koordinerar uppgifter och resurser
  • checker at leverantören arbetar för att säkerställa att maskinhandlaren når de mål som ställs för projektets genomförande.

Vad förväntar sig IT-leverantören från maskinhandlaren?

  • etablerar en projektorganisation med tydliga uppdrag och ansvar
  • hittar rätt personer att vara projektledare och super användare
  • involverar och informerar medarbetarna kontinuerligt
  • tilldelar nödvändiga resurser när det gäller tid och pengar
  • involverar revisorn
  • accepterar att implementeringen av ett nytt IT-system är 80% organisation och 20% teknologi
  • accepterar att ett nytt IT-system är hårt arbete och frustration
  • är villig att ta itu med de konflikter som kan uppstå

 


Andra Nyheter

10 november 2020

Supporten och personkemin avgörande när Staffans Maskin AB valde affärssystem

Familjeföretaget Staffans Maskin AB startades 1978 av makarna Staffan och Laila Johansson och säljer samt servar maskiner och redskap till branscherna entreprenad, lantbruk samt skog.

29 april 2020

DSM gör att vi kan arbeta snabbare och ändå hamna helt rätt

När Söderberg & Haak ville ha ett enhetligt affärssystem för alla sina dotterbolag, så stod valet mellan två olika leverantörer. De bestämde sig för att satsa på JMA Maskindata AB’s system DSM (Dealer Service Management).

29 mars 2019

Äga, hyra eller dela maskiner med andra - hur framtiden ser ut?

Hur ska jordbrukarna finansiera sina maskiner och driva jordbruket i framtiden? Vill de köpa maskiner tillsammans, hyra maskiner på kort sikt eller föredrar de att äga egna maskiner?

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev